Comités du conseil
Trois comités du conseil ont été mis sur pied afin de superviser les activités de la Société :
Président: Jacques Parent
Le Comité du processus et des modalités (le Comité) de la Société de compensation en assurance médicaments du Québec (Société) est formé d’au moins trois (3) administrateurs avec au moins un de chaque catégorie, à savoir: « lié et non-lié à l’Industrie ».
Objectifs généraux
Le Comité du processus et des modalités recommande au Conseil d’administration (Conseil) la révision annuelle des paramètres de mise en commun (Modalités) dans le respect de la Loi sur l’assurance médicaments du Québec et d’une manière juste et équitable entre les Participants et le régime gouvernemental. Il s’assure de l’application des Modalités lors des processus de compensation.
Activités requises
Pour atteindre ses objectifs, le Comité participe à :
- L’établissement des Modalités et leurs révisions :
- Révise les hypothèses et les études actuarielles;
- Reçoit le rapport annuel de vigie du pharmacien conseil;
- Participe et donne les orientations en vue de la rédaction annuelle d’un document de consultation à l’attention des Participants à la mutualisation;
- Tient une séance d’information auprès des Participants à la mutualisation;
- Recommande annuellement au Conseil les Modalités.
- Obtient de la direction générale un rapport d’évaluation de certains consultants (actuaires, actuaire expert et pharmacien);
- Fait annuellement des recommandations au Conseil en lien avec le renouvellement des ententes de services; et
- Révise les documents transmis au ministre de la Santé et fait des recommandations au Conseil.
- La supervision du Processus de compensation :
- Révise annuellement les règles de compensation et le certificat de conformité;
- S’assure du bon déroulement du processus;
- Établit le mandat du consultant pour l’analyse actuarielle des résultats du processus de mutualisation et révise les résultats;
- Émet des recommandations pour l’audit des participants;
- Obtient de la direction générale un rapport d’évaluation du Gestionnaire de la compensation; et
- Fait annuellement des recommandations au Conseil en lien avec le renouvellement de l’entente avec le Gestionnaire de la compensation.
- Aux autres activités suivantes :
- S’assure de la bonne communication des Modalités, des résultats du Processus ainsi que l’exactitude des InfoSCAMQ s’y rattachant;
- S’assure du suivi de la gestion des risques afférents au Processus et aux Modalités;
- Révise périodiquement les documents suivants :
- Politique d’un nouveau participant;
- Politique visant la correction d’erreur de données ou de calcul après la fermeture d’un processus;
- Assiste la direction générale dans l’interprétation des règles, les approbations préalables et, le cas échéant, la gestion des plaintes; et
- Toute autre tâche confiée par le Conseil.
Annexe G-2 des Règles de gouvernance
Dernière révision : 28 avril 2022
Président: Jean-François Mongeau
Le Comité de gouvernance et des ressources humaines (Comité) du Conseil d’administration de la Société de compensation en assurance médicaments du Québec (Société) est formé d’au moins trois (3) administrateurs liés ou non liés à l’industrie de l’assurance-médicaments au Québec.
À titre de responsable de la gouvernance, le Comité :
- Révise périodiquement les règles de gouvernance relatives à la saine gestion de la Société;
- Définit périodiquement le cadre global de gouvernance incluant les rôles du conseil d’administration et des principaux dirigeants (président, vice-président, trésorier, secrétaire et directeur général);
- S’assure que les risques auxquels la Société est exposée soient identifiés;
- Révise périodiquement la Politique de gestion des risques et s’assure qu’elle est respectée ;
- Révise périodiquement les profils de compétence et d’expérience pour la nomination des membres du conseil.
- Assure l’évaluation de la performance du conseil, du président et des Comités et révise périodiquement les formulaires d’évaluation y afférent;
- Révise périodiquement le mandat du Comité;
- Développe les priorités annuelles du Comité;
- Révise périodiquement les règles de gouvernance
- Révise périodiquement les mesures de protection des renseignements à caractère confidentiel que la Société peut détenir;
- Révise périodiquement la Politique de conservation et de destruction des documents;
- Révise périodiquement la Politique des personnes autorisées à agir;
- Révise périodiquement le Barème de rémunération des administrateurs;
- Révise périodiquement la Politique de traitement des plaintes;
- Révise périodiquement le plan de relève et évalue l’opportunité d’instaurer un plan de contingence détaillé pour la continuité des opérations; et
En regard du code d’éthique et de déontologie de la Société, le Comité :
- Révise périodiquement le Code d’éthique et de déontologie;
- Assure une surveillance continue des conflits d’intérêts potentiels des administrateurs;
- Reçoit les rapports sur les manquements au Code d’éthique et de déontologie ainsi que les explications;
- En cas de manquement au code d’éthique et de déontologie, le Comité conseille le président du Conseil et prend les mesures nécessaires pour éviter que des manquements se reproduisent;
- S’assure que tous les administrateurs et employés ont pris connaissance du Code d’éthique et de déontologie et s’engagent à le respecter; et
- Révise périodiquement les formulaires et déclarations des administrateurs.
À titre de responsable des politiques des ressources humaines, le Comité a pour mandat d’examiner les orientations et stratégies en matière de gestion des ressources humaines, notamment en ce qui concerne l’évaluation du rendement, la planification de la relève et la rémunération de la direction ainsi que les pratiques générales de la Société en matière de ressources humaines. Le Comité accomplit notamment les tâches suivantes :
- Examine et soumet au conseil d’administration le profil d’expertise, de compétence et d’expérience à établir pour la nomination du directeur général.
- Examine la rémunération et les autres conditions d’emploi du directeur général.
- Révise périodiquement les responsabilités du directeur général;
- Au besoin, revoit et recommande au conseil, des modifications importantes à la structure organisationnelle de la Société;
- Révise périodiquement Politique de prévention du harcèlement psychologique ou sexuel;
- Évalue les enjeux reliés aux ressources humaines et, le cas échéant, s’assure de la mise en place et du respect de politiques.
Annexe G-1 des Règles de gouvernance
Dernière révision : 29 mars 2022
Président: Luc Pilon
Le comité d’audit (Comité) du Conseil d’administration de la Société de compensation en assurance médicaments du Québec (Société) est formé d’au moins trois (3) administrateurs non liés à l’industrie.
Objectifs généraux
A titre de responsable de l’audit, le Comité:
- S’assure que les informations financières relayées au conseil d’administration reflètent fidèlement la situation financière de la Société;
- S’assure que le traitement des opérations de compensation est effectué en respectant les politiques et règles adoptées par le conseil d’administration et les principes légaux et comptables applicables; et que les sous-traitants ont validé l’intégrité des informations transmises;
- Recommande annuellement au conseil d’administration la nomination d’un auditeur externe indépendant;
- Établit un programme d’audit des Participants, et, le cas échéant, d’audit ciblés;
- Recommande les orientations budgétaires annuelles de la Société;
- Supervise le suivi du contrôle de l’ensemble des risques de la Société;
Activités requises
Pour atteindre ces objectifs, le Comité :
- Reçoit les états financiers audités, en fait l’analyse et en recommande l’approbation au conseil d’administration;
- Obtient un rapport d’audit indépendant sur la conformité du compte en fidéicommis;
- Instaure et supervise des mesures de contrôle interne adéquates relativement au traitement des informations comptables et financières;
- Obtient un rapport de conformité satisfaisant des principaux sous-traitants de la Société en regard de l’exécution des mandats qui leur ont été confiés;
- Veille à l’application de la Politique d’audit d’un participant;
- Recommande au conseil un auditeur indépendant;
- Décide quels Participants feront l’objet d’un audit.
- Analyse les rapports d’audit obtenus et évalue la nécessité d’effectuer toute autre vérification ou de demander à l’audité de resoumettre certaines données;
- Obtient un rapport d’évaluation de certains sous-traitants (tenue de livres et audit) et fait des recommandations au Conseil d’administration en lien avec le renouvellement des ententes de services;
- Recommande annuellement un budget d’opération au conseil d’administration;
- Suit les états financiers intérimaires en fonction du budget;
- Veille à l’application de la Politique de gestion des risques; o Évalue les actions prises par la Société pour identifier, surveiller et atténuer les expositions aux risques;
- Assure l’examen des principaux risques de nature financière (intégrité des données, contrôles internes, fraude, faillite d’un Participant, retard dans l’audit des Participants);
- Évalue les actions prises par la Société pour identifier, surveiller et atténuer les expositions aux risques;
- Assure l’examen des principaux risques de nature financière (intégrité des données, contrôles internes, fraude, faillite d’un Participant, retard dans l’audit des Participants);
- Établit un tableau de bord et en rend compte périodiquement au Conseil d’administration;
- Révise périodiquement les documents suivants :
- Politique d’audit d’un Participant;
- Politique en cas de retard dans le paiement des sommes dues ou la soumission des données de compensation et voir à son application;
- Politique en cas de faillite d’un Participant;
- Politique de placements;
- Procédure de remboursement des frais; et
- Mandat du Comité.
- Le cas échéant, recommande au Conseil d’administration que soit effectué des mandats ad hoc jugés pertinents;
- Accomplit toute autre tâche confiée par le conseil d’administration;
Annexe G-3 des Règles de gouvernance
Dernière révision : 29 mars 2022