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Comités du conseil

Trois comités du conseil ont été mis sur pied afin de superviser les activités de la Société :

Comité du processus et des modalités

Président

Mandat

Jacques Parent

Le comité du processus et des modalités est formé d’au moins trois (3) administrateurs indépendants de la direction.

Le Comité du processus et des modalités est responsable de l’établissement et de la révision des paramètres de mise en commun pour fins d’approbation au Conseil d’administration et de leur mise en application lors des processus de compensation en conformité aux politiques de la Société.

Pour accomplir son mandat, le Comité exerce les activités suivantes :

Pour l’établissement des paramètres et leur révision :

Établir le mandat du consultant (actuaire, actuaire-expert et pharmacien)
Recommander un consultant (actuaire, actuaire-expert et pharmacien)
Réviser les méthodes de calcul
Réviser les hypothèses
Établir les paramètres de mutualisation
Organiser une consultation annuelle des participants.

Pour le processus de compensation :

Établir le mandat du gestionnaire
Recommander un gestionnaire du processus
Superviser et suivre l’évolution du processus de mutualisation et faire des recommandations au Conseil
Établir le mandat du consultant pour l’analyse actuarielle des résultats du processus de mutualisation
Recommander un consultant
Mettre à jour annuellement le document de conformité
S’assurer du bon déroulement du processus.
S’assurer de la bonne communication des paramètres et de l’exactitude des InfoSCAMQ s’y rattachant.
Réviser périodiquement la Politique d’un nouveau participant.

Comité de Gouvernance et Ressources humaines

Président

Mandat

Jean-François Mongeau

Le comité de gouvernance et des ressources humaines du Conseil d’administration de la Société de compensation en assurance médicaments du Québec (ci-après “le Comité” est formé d’au moins trois (3) administrateurs liés ou non à l’industrie de l’assurance-médicaments au Québec.

Pour accomplir son mandat relié à la gouvernance, le Comité considère tout sujet de façon à assurer un fonctionnement empreint de transparence et en conformité aux règles de saine gouvernance. Il doit voir à ce que les règles requises pour l’application des dispositions législatives et réglementaires soient élaborées, adoptées et appliquées.

A titre de responsable de la gouvernance, le Comité :

Révise périodiquement les règles de gouvernance permettant au conseil de gérer sainement la Société;
Définit périodiquement le cadre global de gouvernance incluant les rôles du conseil du Conseil d’administration, du président, du secrétaire et du directeur général;
S’assure que les risques auxquels la Société est exposée soient identifiés;
Révise périodiquement la Politique de gestion des risques et s’assure qu’elle est respectée;
Révise périodiquement les règles d’allocation des mandats des consultants ad hoc;
Révise périodiquement les profils de compétence et d’expérience pour la nomination des membres du conseil;
Agit à titre de comité de mise en candidature dans le cadre de l’élection des administrateurs;
Assure l’évaluation de la performance du conseil et du président et révise périodiquement les formulaires d’évaluation y afférent;
Révise périodiquement le mandat du Comité;
Développe les priorités annuelles du Comité;
Révise périodiquement les mesures de protection des renseignements à caractère confidentiel que la Société peut détenir;
Révise périodiquement la Politique de conservation des documents;
Révise périodiquement la Politique des personnes autorisées à agir;
Révise périodiquement le barème de rémunération des administrateurs;
Révise périodiquement la Politique de traitement des plaintes;
Instaure un plan de contingence pour la continuité des opérations (main d’oeuvre et autres ressources).

En regard du code d’éthique et de déontologie, le comité de gouvernance :

Révise périodiquement les règles de déontologie;
Assure une surveillance continue des conflits d’intérêts potentiels des administrateurs;
Reçoit les rapports sur les manquements au Code d’éthique et de déontologie ainsi que les explications;
En cas de manquement au code d’éthique et de déontologie, le Comité prend les mesures nécessaires pour corriger la situation et éviter que des manquements se reproduisent;
S’assure que tous les administrateurs et employés ont pris connaissance du Code d’éthique et de déontologie et s’engagent à le respecter; et
Révise périodiquement les formulaires et déclarations des administrateurs.

Le mandat relié aux ressources humaines requiert que le Comité soumette les politiques régissant les ressources humaines à l’approbation du Conseil et s’assure ensuite de leur mise en place.

A titre de responsable des politiques des ressources humaines, le Comité a pour mandat d’examiner les orientations et stratégies en matière de gestion des ressources humaines, notamment en ce qui concerne l’évaluation du rendement, la planification de la relève et la rémunération de la direction ainsi que les pratiques générales de la Société en matière de ressources humaines. Le Comité accomplit notamment les tâches suivantes:

Examine et soumet au Conseil d’administration le profil d’expertise, de compétence et d’expérience à établir pour la nomination du directeur général;
Examine la rémunération et les autres conditions d’emploi du directeur général;
Révise périodiquement les responsabilités du directeur général;
Au besoin, revoit et recommande au Conseil des modifications importantes à la structure organisationnelle de la Société;
S’assure de la mise en place et du respect de politiques concernant les ressources humaines.

Comité d’audit

Président

Mandat

Luc Pilon

Le comité de gouvernance est formé d’au moins trois (3) administrateurs indépendants de la direction.

Objectifs généraux

S’assurer que les informations financières relayées au conseil d’administration reflètent fidèlement la situation financière de la Société;
S’assurer que le traitement des opérations de compensation soit effectué en respectant les politiques et les règles adoptées par le Conseil d’administration et les principes légaux et comptables applicables; et que les sous-traitants aient validé l’intégrité des informations transmises;
S’assurer qu’une recommandation est faite annuellement au conseil d’administration et à l’assemblée annuelle pour la nomination de l’auditeur externe;
En conformité avec la Politique d’audit d’un participant, décider quels participants feront l’objet d’un audit.

Activités requises

Recevoir, réviser et approuver le mandat d’audit;
Recevoir les états financiers audités, en faire l’analyse et en recommander l’approbation au conseil d’administration;
Recevoir les recommandations de l’auditeur relatives au contrôle interne et en faire le suivi auprès de la direction;
Demander un rapport de conformité satisfaisant des sous-traitants de la Société en regard de l’exécution des mandats qui leur ont été confiés;
S’assurer de l’élaboration d’une procédure de contrôle et en faire le suivi périodique;
Accomplir toute autre tâche confiée par le conseil d’administration;
S’assurer de l’application de la Politique d’audit d’un participant; et
Recommander au Conseil d’administration que soit effectué des mandats ad hoc jugés importants.